社内プレゼン一発OK!「A4一枚」から始める最速の資料作成術【書評】

働き方改革のために働く時間を制限する動きが活発になる一方、仕事量は変わらず、むしろやることは増えている人も多いのではないでしょうか。
その時に時間がかかってしまったり、手戻りが発生してしまうのが資料作りですよね。

この資料をいかに早く、的確に情報を伝えられるものにするかについて書かれているのが稲葉崇志先生の著書「社内プレゼン一発OK!「A4一枚」から始める最速の資料作成術」です。

私も資料作成はかなり苦手意識があったので、とても興味深く読ませて頂き、実践することで改善できることがたくさんあることを知りました。
一部をご紹介させて頂きます!

なぜA4にまとめるのか

本書で一番目を引くのがタイトルの「A4一枚」だと思います。
なぜA4なのでしょうか。
それは稲葉先生いわく、「つくりやすく」「わかりやすい」からだそうです。

なるほど。
確かに資料は大きくなればなるほど作るのに時間はかかりますし、読むほうも大きいと理解するのに時間がかかってしまいますよね。
そこをA4サイズの資料にまとめることで、伝えたいことをスマートに伝えられるようになるとのこと。

資料に書くべきことは、承認や実行に必要な協力を判断するために「読み手が知りたいこと」だけなのです。

資料を作るときについついあれこれ書きたくなるんですよね。
これがあったらわかりやすいかな、この情報は必要かな、あー補足しておいたほうがいいかも、みたいにどんどん余計な情報が増えていくんです。

そこを伝えやすい資料にするためには必要最低限の情報だけを書き、最短距離で承認や実行というゴールにたどり着くようにするほうが良いとのこと。

私も文章を断捨離して、伝えたいことが明確になるようにしようと思いました!

提案書は6項目に分けて作る

人は資料を上から下に向けて読むため、一番伝えたいメッセージ(メインメッセージ)は上に、その下にはメインメッセージの根拠を示すことを記載するのがよいとのこと。
提案書を作るときには6つの項目に分けて作るのが良いそうです。

まず上段は以下の三つ。

  • どのような問題が起きていて(背景)
  • 何をすべきなのか(目的)
  • 何が出来るのか(提案)

一段目では読み手に背景理解、提案書の目的確認、提案の受取をしてもらうことになります。
この時点でどのようなことを背景にどうしたいのかがわかるようになりますね。
その次に下の段には以下の三つを記載します。

  • どのように進めるのか(スケジュール)
  • 実行にあたって十分な能力があるのか(体制)
  • クリアしなくてはいけないことは何か(課題)

二段目のキーメッセージでより具体的にしているのがわかると思います。
こう記載してあると承認する側も安心して承認することができますよね。

さいごに

とてもシンプルに資料を作り、得たい承認を取ることに特化した本書。
今後の資料作成時にとても役立つこと間違いなしだと思いました。

他にも資料の作成開始時のデータ収集、設計や作成工程なども記載されています。
今年から社会人になった方はもちろん、資料を読む側としても勉強になる一冊になっています。
より的確に情報を伝え、資料作成の技術を向上させたい方にオススメです!

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